Hoe werkt de takenlijst?

Eens je team is samen gesteld, komt de volgende stap. Welk teamlid heeft welke taken te vervullen? En tegen wanneer moet die taak afgerond zijn? Elk evenement is een opeenvolging van veel of zelfs héél veel verschillende taken. Een goed overzicht behouden over wie wat doet en tegen wanneer, kan eenvoudig op Planidoo.

We maakten voor verschillende types evenement al een voorbeeldtakenlijst klaar, die als inspiratie kan dienen. Dat is handig, omdat je op die manier zeker niets vergeet.

Controleer type project

Klik op "Mijn project" in het linkse menu en controleer of je het juiste type evenement gekozen hebt.

Selecteer de taken

Klik op "Taken" in het linkse menu en kies uit de voorbeeldtakenlijst de taken die jij aan je eigen takenlijst wil toevoegen. Vink ze aan en klik onderaan op de "Voeg toe" knop.

Gebruik de takenlijst

Nadat je op "Voeg toe" hebt geklikt, krijg je de takenlijst voor je project te zien. Je kan hier ook eigen taken toevoegen door onderaan een nieuwe taak in te vullen. Wil je nog meer taken uit de voorbeeldtakenlijst toevoegen, klik dan op "Planidoo checklist" aan de rechterzijde.

Klik op de naam van een taak en je kan:

• De titel aanpassen en concreet invullen wat er voor jouw evenement moet gebeuren bv. ‘Materiaal huren’ wordt ‘Tent en podium huren'.
• Notities toevoegen
• Deadline invullen per taak
• Aanduiden wie verantwoordelijk is voor elke taak.

Als iemand een taak heeft ‘afgerond’ kan hij of zij dit aanduiden door ze af te vinken en "verdwijnt" de taak naar onderen. Elk teamlid wordt er van op de hoogte gebracht zodat iedereen altijd bij is. Indien een taak toch nog niet afgerond is, kan je ze terug in de lijst plaatsen door opnieuw op het vinkje te klikken.

Hulp nodig bij je taak?

Planidoo biedt een pak hulpmiddelen, info en features aan die het werk verlichten. Ben jij verantwoordelijk voor het budget? In de rubriek Budget vind je bv. een begrotingsformulier, een subsidiewijzer en een voorbeeld voor een sponsordossier. In de rubrieken Organisatie en Promotie vind je de juiste info, voorbeelddocumenten, materiaallijsten, werkschema's, een promotieplan, een affichetool, zaalzoekers en nog veel meer tools die je helpen om je taken tot een goed einde te brengen. Daarnaast krijg je ook een heleboel informatie over de verschillende aspecten van organiseren op Planidoo en gratis toegang tot de Planicoach.

Met Planidoo lopen je taken en de opvolging ervan gesmeerd en dus ook de organisatie van je activiteit.