Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Hoe stel ik mijn team samen?

Inhoudsopgave

    team uitnodigen.jpg

    Flying solo is eigenlijk geen optie. Er wacht een berg werk als je een evenement organiseert en versterking inroepen is dus geen overbodige luxe. Maar hoe doe je dat nu, zo een team samenstellen? Hoe zorg je m.a.w. voor een evenwichtig team dat alle verschillende aspecten van organiseren het hoofd kan bieden? En hoe kunnen jullie op Planidoo dan samen aan de slag gaan?

    Maak een goede mix

    Zorg voor een goede mix aan vaardigheden en persoonlijkheden. Wie heeft ervaring achter de toog? Wie eerder voor de toog? Wie is betrouwbaar aan de kassa? Wie is een krak in organiseren en coördineren? Wie is er thuis in sociale media? Zeker voor een groot project is het belangrijk een gebalanceerd team te hebben.

    Klein maar fijn

    Vanaf meer dan 7 team leden wordt de coördinatie een opdracht op zich. In kleine teams voelt iedereen zich nog 100% betrokken en is het eenvoudiger om de verschillende persoonlijkheden en ‘kleine kantjes’ in elkaar te mixen. Met meer dan 7 mensen wordt vlot onderling communiceren een uitdaging. Een handige tool om daarbij te helpen vind je in de Chat van Planidoo. Lees er hier meer over.

    Follow the leader

    Stel een coördinator aan. Beslissingen kan je gerust samen nemen tijdens de werkvergaderingen, maar je hebt iemand nodig die de opvolging van het hele project op zich neemt. Kies iemand die met verschillende soorten mensen overweg kan en hen kan motiveren.

    Duidelijke To Do’s

    Zorg ervoor dat de taakverdeling duidelijk en concreet afgebakend is. Zo vermijd je dubbel werk en (nog belangrijker!) conflicten die uit de hand lopen. Let er bij het verdelen van de taken op dat de taken die je aan iemand geeft, passen bij zijn skills en interesses. Binnen Planidoo kan je elk teamlid online taken toewijzen en online opvolgen wat er al gebeurd is. Dit bespaart veel onnodige telefoons, sms'jes, e-mails, whatsapp berichten.

    Evalueer

    Bepaal per fase van het project de doelen die gehaald moeten worden tegen een bepaalde datum en wie verantwoordelijk is. Ook dit kan je makkelijk instellen op Planidoo. Als je over een maand met de promotie begint, moeten de affiches ontworpen en gedrukt zijn bijvoorbeeld. Volg de vorderingen op de voet op, stuur bij en toon appreciatie voor alle inzet. Evalueer daarnaast geregeld hoe het team met elkaar omgaat. Zo strijk je de plooien glad voor er echt conflicten ontstaan.

    Samen aan de slag op Planidoo

    Nodig alle leden uit via de teamtool in je werkomgeving op Planidoo. Klik links bovenaan in het Menu op "Team" en vul de e-mailadressen in.

    team.png

    Per e-mailadres wordt er automatisch een uitnodiging verstuurd om deel te nemen aan je project. Vanaf het moment dat je teamlid de uitnodiging aanvaardt, krijgt hij/zij ook toegang tot de werkomgeving van het project waarvoor je uitnodigde. Je andere projecten blijven for your eyes only.

    Nu kunnen jullie samen aan de slag. Bespreek en discussieer online via de Chat. Verdeel de taken met de Taken tool. Stel deadlines in en verantwoordelijken aan. Gedaan met voortdurend heen-en-weer mailen, eindeloos vergaderen en het overzicht verliezen! Deel documenten in "Mijn documenten". Met Planidoo loopt je team gesmeerd en dus ook de organisatie van je activiteit. 

    Zit je op een gegeven moment toch vast? Geen probleem:

    Nodig een Planicoach uit

    Wanneer nodig kan je altijd de hulp inroepen van een Planicoach die je verder helpt met Planidoo of met een vraag die je hebt over/bij het organiseren van een evenement. Ga daarvoor naar het Menu links bovenaan en klik op "Team". Scroll naar beneden en nodig de Planicoach uit. De Planicoach komt je graag en gratis ter hulp. Probleem opgelost? Dan vertrekt de Planicoach gezwind weer uit je Team.

     

    Wil jij ook een goedlopend team bij de organisatie van je volgend evenement of vrijetijdsactiviteit? Gebruik dan Planidoo!

     

     

     

    Tips

    1. Planidoo - 2DS vzw

      Stop met zoeken naar informatie, gebruik Planidoo, hét gratis online platform waarmee de organisatie van vrijetijdsactiviteiten en evenementen met familie, vrienden, buren en/of vereniging gesmeerd loopt. Super handig én eenvoudig. 

      Doe meteen mee!

      Eerst wat meer weten over Planidoo? Ontdek hier de TOOLS om van jouw evenement een grandioos succes te maken.