Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

Een inhoudelijk verslag opstellen, hoe doe je dat?

Inhoudsopgave

    Picnic event


    Een subsidie is meestal niet vrijblijvend. Nadat je een gunstig advies hebt gekregen op een subsidie aanvraag (lees hier hoe je een aanvraag indient) moet je binnen een bepaalde termijn na afloop van het project een inhoudelijk verslag met afrekening indienen ter controle van de juiste aanwending van de subsidie(s). Op deze 8 punten moet je zeker letten bij het indienen van je verslag:

    Tussentijdse wijzigingen

    Als je plannen wijzigen en teveel afwijkt van wat je in je subsidiedossier had vermeld, doe je er goed aan om dit te melden aan de subsidiegever. Zo vermijd je dat je voor een onaangename verrassing komt te staan wanneer de subsidie niet kan worden uitbetaald. Motiveer in je eindverslag uitvoerig de surplus en/of de ondernomen acties om je einddoel te bereiken.

    Sancties bij laattijdigheid

    Net als bij je aanvraag moet je ook je verslag tijdig indienen. Je kan je subsidie moeten terugbetalen of het saldo kan worden ingehouden als je te laat bent.

    Inhoud van het verslag

    In het verslag omschrijf je het gerealiseerde project. Gebruik je aanvraagdossier als leidraad en vermeld opnieuw je vooropgestelde doelen en resultaten en vul aan aan of ze al dan niet bereikt zijn en waarom. Vermeld indien nodig ook waarom je bent afgeweken van het concept.

    Bewijsmateriaal

    Indien de subsidiegever vraagt om op elke publicatie zoals affiches, folders, advertenties, persberichten, website enz haar naam en/of officiële logo te vermelden, voeg je bij het inhoudelijk verslag een voorbeeld van elke publicatie toe. Staaf het verslag ook met bijkomend materiaal zoals persknipsels, promotie materiaal, foto/film/geluidsfragmenten, Facebook reacties, Twitter feed, …

    De afrekening

    De afrekening is een overzicht van de werkelijke inkomsten en uitgaven. Gebruik je begrotingsmodel en zet de werkelijke cijfers naast de geraamde bedragen. In de afrekening is de kans op een evenwicht klein. Noteer het financieel resultaat, winst of verlies. Bij verlies meld je hoe dit werd opgevangen. Bij winst zal in de praktijk meestal geen winst of een reserve spaarpot zijn omdat de meeste subsidiegevers geen winst toelaten.

    Onvolledig overzicht

    Het zou kunnen dat je je verslag moet binnen zijn voordat je alle facturen ontvangen hebt en je dus nog geen correcte afrekening kan indienen. Meld dit ook aan de subsidieverlener. Wanneer de uitgaven duidelijk hoger zijn dan de inkomsten, kan je dit al voorleggen. Wanneer alle facturen binnen zijn, kan je dan een definitieve afrekening doorsturen.

    Bewijsstukken

    Subsidieverleners vragen meestal bewijsstukken bij de afrekening zoals facturen, onkostennota’s, rekeningen of bonnetjes. Ga na welke bewijsstukken je moet voorleggen en welke niet in aanmerking komen voor terugbetaling en nummer de bewijsstukken. Voor een vlotte afhandeling orden je de bewijsstukken best per categorie in overeenstemming met de rubrieken in je begroting en dus niet op datum, alfabetisch of andere wijze. Reken per categorie de (tussen)totalen uit. Maak het de subsidieverlener makkelijk om in de papierberg wegwijs te raken.

    Rechtsgeldigheid

    Omdat je bepaalde inkomsten achter de hand zou kunnen houden met het oog op uitbetaling van de volledig toegezegde subsidie, moet je de afrekening niet alleen staven met bewijsmateriaal maar vaak ook “voor waar en echt verklaren” en minstens door twee betrokkenen laten ondertekenen. Indien je niet alles correct aangeeft, kan je vervolgd worden voor fraude en schriftvervalsing. De subsidiegever heeft het recht om aanwezig te zijn op je evenement en/of je boekhouding ter plaatse te controleren!

    Ben je klaar voor het echte werk?
    Registreer je dan nu & maak je evenement aan op Planidoo!

    Evenement aanmaken

    Tips