Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

In 7 stappen naar een succesvol evenement

Inhoudsopgave

    Om ook van jouw evenement een succes te maken, loodsen we je graag door de 7 belangrijke stappen bij het organiseren van een evenement en de belangrijkste features van Planidoo.

    Een activiteit organiseren met Planidoo wordt kinderspel. Het enige wat je moet doen voordat je kan beginnen organiseren, is je inschrijven. Dat gaat heel snel én is volledig gratis voor wie vandaag inschrijft. Wil je meteen beginnen, klik dan nu rechts bovenaan dit scherm op "Registreren" en vul je naam, e-mail adres en een paswoord in. Dit is enkel nodig om jouw gegevens veilig te kunnen bewaren. Wij haten spam even veel als jij dus dat sturen we niet en we verkopen jouw gegevens ook niet aan derden. Bevestig je e-mail adres in je inbox en je kan er aan beginnen! Ontvang je geen e-mail kijk dan even in je spamfolder.

    registreren.png

    Project aanmaken

    Nadat je bent ingelogd, zie je rechts bovenaan je naam verschijnen. Klik op je naam en een menu verschijnt waarin je je eerste project kan aanmaken door op Projecten/Nieuw project te klikken.

    nieuw project.png

    In het volgend scherm geef je de basis gegevens in zoals de naam die je wil geven aan je evenement, het type en een korte omschrijving. Op basis van het type dat je selecteert, geven we je alles wat je nodig hebt voor dit type evenement en alleen voor dit type zodat je alleen relevante informatie krijgt.

    nieuw project2.png

    Van zodra je je eerste project hebt aangemaakt, verschijnt er links een nieuw menu met de 7 belangrijke stappen bij het organiseren. We loodsen je hieronder graag chronologisch door dit menu.

    Als je nog niet bent ingeschreven, is het nu een goed moment om je in te schrijven want vanaf hier beginnen de 7 belangrijke onderdelen om tot een succesvol evenement of activiteit te komen en je kan dan meteen binnen de Planidoo omgeving zelf meevolgen!

    Gratis inschrijven!

    Team uitnodigen

    De eerste stap is je team uitnodigen. Co-creatie maakt het vele werk niet alleen lichter... het is ook veel leuker om samen te organiseren en (meestal) nodig om succesvol te zijn. Nodig meteen je vrienden, buren, (bestuurs)leden van je vereniging per e-mail uit om online mee te werken aan je project. De werkplek is enkel zichtbaar voor jou en je team. Meer info: Wie ziet de informatie? 

    team.png

    Je kan hier ook een PlaniCoach uitnodigen als je specifieke vragen hebt voor Planidoo zelf, de campagne verantwoordelijke op een subdomein of de lokale (cultuur)coördinator op een gemeentelijk subdomein.

    Wanneer je vrienden, buren, (bestuurs)leden en/of vrijwilligers va je vereniging je uitnodiging hebben geaccepteerd, komen ze in je team voor dit project te staan en kan je beginnen met het volgend belangrijk onderdeel:

    Taken verdelen

    De tijd dat je tijdens de vergadering op papier moest noteren wie wat ging doen, het later in een verslag zetten, dit verslag doorsturen aan alle mede organisatoren toesturen, hopen dat iedereen z'n taak/taken opnam en er nadien achteraan moeten gaan via telefoon, e-mail,... om te controleren of alles al gebeurd is en op tijd,... is definitief voorbij! Gebruik Planidoo tijdens je vergadering en duidt meteen aan in de takenlijst wie wat gaat doen tegen wanneer. Iedereen in je team ziet wie verantwoordelijk is voor welke taak en of ze al gedaan is binnen de vooropgestelde deadline. Wedden dat je je teamleden niet meer achter de veren moet zitten en je veel meer tijd over hebt om je met de écht belangrijke zaken bezig te houden?

    taken.png

    Communicatie

    Een goede communicatie is super belangrijk binnen je team! Heb je een mededeling of bericht, gooi het in de Chat room en heel het team ziet het meteen en kan er onmiddellijk op reageren. Met Planidoo Chat of berichtenuitwisseling kun je snel, eenvoudig, veilig én gratis berichten versturen naar al je teamleden op PC, notebook, tablet of telefoon. En alle berichten staan altijd in je werkomgeving bij dit project!

    Heb je een nieuw document toegevoegd aan "Mijn documenten"? Klik er rechts op en kopieer het linkadres. Plak het in de Chat en heel je team kan meteen aan het document eender wanneer en waar. Nooit meer zoeken in e-mails!

    chat.png

    Je kan de berichten uiteraard ook op je telefoon ontvangen en versturen. Daar moet je zelfs geen app voor downloaden en het werkt op alle telefoons. Hoe? Surf naar planidoo.be met je smartphone en log in met je e-mailadres en wachtwoord.

    screenshot Planidoo mobile.jpg

    Wil je de Chat functie altijd op je startscherm? Geen probleem, ga naar de Chat pagina, klik op het "vierkantje met de pijl omhoog" symbool midden onderaan je browser en op het plusteken om Planidoo toe te voegen aan je beginscherm. Handig. Eenvoudig. Veilig. Betrouwbaar!

    Organisatie

    Een vrijetijdsactiviteit of evenement organiseren is een hele klus. Het meest uitgebreide onderdeel van Planidoo is dan ook de organisatie zelf. Hier vind je werkelijk alles wat je moet weten. Op basis van de locatie die je hebt ingegeven en het type activiteit, geeft Planidoo je de relevante informatie voor de gemeente waarin je activiteit gaat plaatsvinden. Zoeken naar welke vergunning je nodig hebt voor een fuif, straatfeest, rommelmarkt of andere activiteit, is verleden tijd met Planidoo! Deze functie is al operationeel voor een 10-tal test gemeenten en wordt later dit jaar uitgerold voor heel Vlaanderen en Brussel. 

    Deze locatie gebaseerde informatie gebruiken we tijdens mei en juni 2017 ook om jou kennis te laten maken met onze waanzinnige Zomer Actie 2017 en je de dichtstbijzijnde drankencentrale aan te bevelen. 

    organisatie.png

    Ben je al overtuigd dat Planidoo dé tool voor jou is en ben je nog niet ingeschreven? Start dan meteen, het is nu nog volledig gratis en blijft dat ook voor iedereen die nu inschrijft.

    Start hier!

    Promotie tools

    Minstens zo belangrijk als de organisatie zelf is de promotie van je evenement. Want zonder promotie geen volk en zonder volk geen inkomsten. We hebben marketing experts, ervaren organisatoren en event gurus om raad gevraagd. Het hoeft dan ook niet te verbazen dat ook dit onderdeel heel uitgebreid is geworden maar bij Planidoo is uitgebreid geen synoniem voor ingewikkeld. We hebben enkele handige tools ontwikkeld die jou het leven makkelijk maken. In minder dan 5 minuten maak je bv een minisite aan voor je evenement en publiceren naar UiT in Vlaanderen gaat al even eenvoudig en snel. Kijk hier hoe je een minisite maakt. Toch nog liever gedrukte affiches en flyers? Geen probleem, met Planidoo maak je een professionele affiche en dito flyers PDF in no time waarmee je meteen naar de drukker kan.

    promotie.png

    Budget

    Wil je volgend jaar je evenement opnieuw organiseren, zorg dan dat je budget dit jaar in orde is. Hier vind je alles over je begroting opmaken, subsidies - uiteraard ook op basis van de locatie waar je je evenement organiseert -, sponsors zoeken en overtuigen en tickets verkopen. Je kan zelfs online tickets verkopen voor je evenement op je eigen minisite. De toolbox van Planidoo zit bomvol handige tools voor organisatoren!

    budget.png

    Begrijp je nu waarom al 2500 organisatoren in Vlaanderen en Brussel gestart zijn met Planidoo? Wacht niet langer en doe ook mee!

    Ik doe mee!

    Evaluatie

    Het 7de en laatste element van een succesvol evenement vindt plaats na het evenement zelf: de evaluatie. Vergeet het niet want alle succesvolle organisatoren zijn het erover eens: als je niet evalueert, wordt je nooit duurzaam succesvol.

    evaluatie.png

    Planidoo is natuurlijk nog veel meer dan een 7 stappenplan en enkele handige tools naar een succesvol evenement. Planidoo is er voor mensen en verenigingen die goesting hebben om samen iets in te richten: een buurtfeest, tentoonstelling, braderij, garageverkoop, hobbybeurs, fuif, sportactiviteit, workshop, noem maar op. Hoe begin je eraan, met welke voorschriften moet je rekening houden, kan je van de lokale overheid een financieel steuntje krijgen, wat met verzekeringen en Sabam, …? Planidoo geeft je een antwoord op al die vragen én maakt je attent op dingen waar je misschien zelf nog niet aan gedacht had. Op Planidoo heb je toegang tot een eenvoudige maar zeer krachtige online werkomgeving waarin je samen met je vrienden, buren of leden van je vereniging evenementen, feesten en andere (vrijetijds)activiteiten kan organiseren van A tot Z.

    Planidoo is er dus voor beginnende organisatoren die "niet weten hoe" maar ook voor ervaren organisatoren. Uit de vele gesprekken met oude rotten in het vak hebben we 5 belangrijke zaken geleerd en geïntegreerd in Planidoo zodat Planidoo niet enkel voor beginners is die niet weten hoe maar ook voor ervaren rotten die wel weten hoe. Lees hier verder wat Planidoo voor ervaren organisatoren (én beginnende ook natuurlijk) kan betekenen.

    Kom er bij en... organiseer!

    Tips