Planidoo maakt organiseren eenvoudig.
Wat is Planidoo? Ik doe mee
Planidoo - home

24 uur voor je event

Inhoudsopgave

    De tijd gaat véél te snel. Plots blijven er nog 1440 minuten over. Niet het moment om daar te lang bij stil te staan, wel om even verder te lezen. Ik lijst voor jou de belangrijkste dingen op die je te doen staan tijdens deze kostbare uren. Vergeet daarnaast je eigen draaiboek niet te raadplegen ;-).

    tiktak.jpg

    Kalmte kan je redden

    Doe echt je best om rustig adem te halen en gefocust te werk te gaan. Niet alles hangt af van nu, want je bent waarschijnlijk al weken of maanden aan het voorbereiden. Je legt gewoon de laatste hand aan een aantal dingen. Vertrouw erop dat je samen met je team een succesvol evenement organiseert. Je mindset? 'Morgen zal geweldig zijn!'

    (Potentiële) bezoekers op 1

    Kijk na welke gasten je had uitgenodigd en van wie je nog geen reactie kreeg. Bel hen even op, misschien zijn ze het vergeten door de drukte en komen ze graag langs. Daarnaast tel je verder af via sociale media. Bijvoorbeeld: “Binnen 24 uur staat (naam artiest) klaar voor de openingsact! See you there!” Zo herinner je de mensen eraan dat je event morgen plaatsvindt én dat ze het niet willen missen. Potentieel bereik je dus de vergeetachtige personen maar evengoed zij die je evenement voor het eerst ontdekken en nog niets te doen hadden.

    Hi, is de zaal in orde?

    Nu je toch aan het bellen bent... Contacteer de uitbater van je zaal/locatie nog even. Een laatste check voor de gemoedsrust: is alles beschikbaar, opgeruimd en toegankelijk? Maak daarna een checklist voor het materiaal dat je niet mag vergeten zelf mee te brengen. Als je volgens de afspraken vandaag al welkom bent in de zaal, maak dan gebruik van de extra tijd om alles te doen wat al kan gebeuren.

    Taken doorlopen

    Roep je team samen en neem het draaiboek erbij. Iedereen kent hoogstwaarschijnlijk zijn takenpakket ondertussen, maar op de dag van het event moet het allemaal snel én efficiënt gaan. Op die manier vergeet niemand zijn verantwoordelijkheden en begrijpt je team de structuur en volgorde. Nu iedereen op dezelfde plek is, spreek je best meteen het uur af waarop je samenkomt morgenvroeg. Hou er rekening mee dat minstens een kwartier voor openingstijd alles klaar moet staan. Leg een exemplaar van het draaiboek in elke ruimte. Als iedereen dezelfde outfit draagt voor herkenbaarheid, deel die dan nu uit. 

    Teamspirit

    Maak van het moment gebruik om iedereen te bedanken voor zijn inzet tot hiertoe. De kans is groot dat de voorbije dagen zwaar waren, dus een extra hart onder de riem steken om te knallen morgen is zeker niet misplaatst. Meer lezen over teamspirit?

    Decoreren, opbouwen

    Veel van de opbouw en het klaarzetten van dingen, doe je best nu al. Voor een groot evenement zal dat een aantal dagen voordien moeten. Iets kleinschaligers kan je dikwijls de dag ervoor of de dag zelf volledig opbouwen. Moet er een podium opgesteld worden samen met licht en geluid? Komt de drankleverancier langs? Staan de goodiebags al klaar? Kan je het onthaal al aankleden? Er is nog genoeg werk voordat de deuren opengaan. You got this!

    Kijk hier voor meer voor belangrijke to do’s tijdens de weken voor D-day.

    Tips

    1. Planidoo

      Wil je het risico niet lopen om een actie of interessante artikels te missen? Ontvang onze maandelijkse tips in je mailbox!
      Nieuwsbrief